Những mẹo nhỏ khi lựa chọn hệ thống quản lý kênh (Channel Manager) cho khách sạn

Hệ thống quản lý kênh (Channel Manager) đã trở nên khá quen thuộc và trở thành một công cụ không thể thiếu đối với ngành kinh doanh khách sạn.Ngành khách sạn trên toàn thế giới đã sử dụng những công cụ của hệ thống quản lý kênh hàng ngày và từng bước, họ đã nhận ra rằng nó là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý doanh thu của mình.

Chúng ta cũng đã chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của ngành phát triển phần mềm quản lý kênh trong cuộc đua vào thị trường và các hệ thống quản lý kênh đua nhau ra đời như nấm sau mưa. Trên thị trường hiện nay có ít nhất 50 nhà cung cấp dịch vụ quản lý kênh đang hoạt động, và dường như, mỗi hệ thống ra đời lại cho một mức giá ngày càng thấp hơn. Hệ quả là các hệ thống hiện hữu trên thị trường buộc phải tham gia vào cuộc đua về giá và thậm chí, một số còn cho sử dụng miễn phí.

Cái gì cũng có giá của nó, những thứ rẻ tiền không bao giờ làm bạn thỏa mãn thậm chí còn gây khó khăn cho công việc của bạn. Và lẽ đương nhiên các khách sạn sẽ phải tiếp tục tìm kiếm những lựa chọn tốt hơn. Ngành khách sạn trở nên sáng suốt hơn trong việc lựa chọn những giải pháp tân tiến hơn về mặt công nghệ.


Có điều, làm sao để lựa chọn được giải pháp tối ưu vẫn còn là vấn đề đau đầu. Với nhiều năm kinh nghiệm sử dụng hệ thống quản lý kênh trong hoạt động bán phòng khách sạn, Hospro xin chia sẻ một số kinh nghiệm để các khách sạn có thể tham khảo để lựa chọn một hệ thống quản lý kênh tốt nhất cho mình.

1. Số lượng kênh kết nối

Câu hỏi đặt ra là: Hệ thống quản lý kênh có giúp bạn quản lý được tất cả những kênh mà bạn muốn quản lý không? Nó quản lý được tổng cộng bao nhiêu kênh?  Nói như vậy không có nghĩa là bạn sẽ dùng nó để kết nối cả thế giới lại mà là qua con số đó, bạn có thể đánh giá được khả năng mở rộng kết nối để có thể đáp ứng được yêu cầu của bạn. Và nếu vẫn còn những kênh bạn còn phải tiếp tục làm thủ công, thì con số đó là bao nhiêu?

2. Hệ thống đó quản lý đồng thời được bao nhiêu kênh


Câu hỏi là: Bạn có thể quản lý đồng thời được bao nhiêu kênh trên hệ thống? Và trong mỗi kênh, bạn quản lý đồng thời được bao nhiêu loại phòng?


Số kênh và số loại phòng bạn quản lý đồng thời càng nhiều, lượng thông tin truyền tải từ hệ thống quản lý kênh đến các hệ thống extranet càng lớn trong khi các hệ thống đó hoạt động với tốc độ khác nhau. Áp lực lên tốc độ và khả năng hoạt động của các hệ thống được tạo ra bởi lượng thông tin được chuyển tải. Tất cả luôn có giới hạn và bạn sẽ phải tìm xem giới hạn đó ở đâu.

3. Khả năng mở rộng thêm kênh mới

Một ngày đẹp trời bạn hoàn tất việc setup khách sạn trên một kênh phân phối mới nhưng rất tiếc, kênh đó chưa được kết nối trên hệ thống quản lý kênh. Bạn phải xem hệ thống có thể kết nối đến kênh mới để đáp ứng yêu cầu của bạn không, việc đó mất bao lâu để hoàn thành và có cần phải đảm bảo những yêu cầu gì khác hay không?

4. Phương thức kết nối

Các hệ thống quản lý kênh kết nối và giao tiếp với các hệ thống extranet thông qua 2 phương thức cơ bản: Một là sử dụng công nghệ XML và hai là theo phương thức phân mảnh màn hình hay còn được gọi là công nghệ "con nhện". Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những hệ thống sử dụng công nghệ trên nền tảng XML hoạt động ưu việt hơn. Vậy hệ thống mà bạn đang cân nhắc sử dụng công nghệ hay phương thức kết nối nào?

5. Giao tiếp một chiều hay hai chiều

Hệ thống quản lý kênh tối ưu phải giao tiếp được hai chiều với các hệ thống extranet. Điều này có nghĩa là ngoài việc chuyển thông tin về phòng dành để bán và giá bán tới các hệ thống extranet, hệ thống của bạn còn phải đọc được tình trạng phòng và giá trên các hệ thống và báo cho bạn biết để có những hành động kịp thời. Như vậy bạn mới có cơ hội tận dụng tối đa số phòng trống mà khách sạn mình có để bán.

6. Các chức năng cơ bản

Hệ thống quản lý kênh có giúp quản lý được các thông tin sau hay không:

• Giá phòng
• Lượng phòng dành để bán
• Số ngày ở tối thiểu
• Ngừng bán (Chức năng ngăn chặn việc các phòng bị hủy chuyển thành phòng dành để bán)
• Ngày cận đến/Ngày cận đi

7. Các chức năng nâng cao


Nếu một hệ thống extranet cụ thể có thêm những chức năng kiểm soát khác, nó được hiển thị trên hệ thống quản lý kênh như thế nào? Hệ thống lý tưởng là hệ thống có thể tích hợp được chức năng của mỗi hệ thống extranet riêng lẻ.

• Ngày cận đến
• Ngày cận đi
• Phụ thu thêm khách
• Khuyến mãi
• Tùy chọn ăn sáng

8. Quản lý sự kiện

Hệ thống có cho phép đánh dấu những ngày có sự kiện đặc biệt không để giúp những người sử dụng hệ thống được thông báo về tầm quan trọng của những ngày họ đang quản lý?

9. Độ dài của thời gian có thể quản lý được

Bạn có thể quản lý được phòng dành để bán và giá phòng cho khoảng thời gian nào kể từ ngày hiện tại. Khoảng thời gian đó bằng với trên các extranet hay không? Và bạn có thể quản lý đồng thời bao nhiêu ngày cùng một lúc. Số ngày mà bạn có thể quản lý trước được thể hiện khả năng của hệ thống mà bạn đang sử dụng bởi số ngày càng lớn, lượng thông tin truyền tải càng lớn và nói đòi hỏi hệ thống phải đáp ứng kịp. Thử làm bài tính sau khi bạn thay đổi giá phòng cùng một lúc cho:

• Đổi giá cho 25 ngày
• Mỗi ngày trên 25 kênh
• Mỗi kênh 3 loại phòng
• Mỗi loại phòng 2 loại giá

Như vậy bạn đã tạo ra tổng cộng 2.250 sự thay đổi lên hệ thống. Đây là một lượng thông tin khá lớn được truyền tải qua internet đến các extranet và tạo ra một áp lực khủng khiếp lên hệ thống. Vì vậy hãy cẩn thận khi ai đó nói rằng hệ thống của họ cho phép thay đổi không giới hạn số ngày trong tương lai!

10. Dịch vụ hỗ trợ và hướng dẫn

Nhà cung cấp có hướng dẫn bạn sử dụng hệ thống sau khi hợp đồng được ký kết hay không? Và khi phát sinh nhu cầu (chẳng hạn khi có nhân viên mới), họ có hỗ trợ hướng dẫn lại không? Và khi gặp trục trặc kỹ thuật thì họ có sẳn sàng hỗ trợ bạn không? Mất bao lâu để họ hỗ trợ hoặc cho bạn giải pháp khắc phục.

11. Phân quyền sử dụng

Hệ thống có cho phép bạn phân quyền sử dụng cho nhiều cấp hoặc phòng ban khác nhau hay không? Bạn có phân quyền được cho nhân viên bộ phận Lễ tân để họ đóng phòng khi khách sạn bị đầy ngoài giờ hành chính không?

Hy vọng, với những gợi ý nhỏ trên đây, chúng tôi đã có thể giúp các khách sạn hình dung những tiêu chí để lựa chọn một giải pháp Channel Manager tối ưu nhất và cuối cùng là mang lại doanh thu cao nhất cho khách sạn.

Chúc các bạn thành công.