Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị khai trương khách sạn

Để khách sạn được đưa vào hoạt động một cách trơn tru và đảm bảo mang lại thành công trong kinh doanh trong nhiều năm sau đó, quá trình chuẩn bị trong giai đoạn tiền khai trương đòi hỏi phải được tiến hành một cách chuyên nghiệp và với sự tập trung cao độ. Những sai sót trong quá trình tiền khai trương sẽ tác động tiêu cực, thậm chí là tai hại, hậu quả kéo dài nhiều năm. Với những khách sạn có thuê dịch vụ quản lý thì điều đó chắc chắn sẽ tạo ra sự căng thẳng giữa chủ đầu tư và đơn vị quản lý, làm rạn nứt mối quan hệ mà mất niềm tin vào nhau.

Giai đoạn tiền khai trương khách sạn đòi hỏi mức độ chi tiết rất cao bằng việc cần phải chuẩn bị một danh mục những công việc cần triển khai với gần 1.400 hạng mục công việc (có thể nhiều hơn tùy thuộc và cấp hạng và quy mô khách sạn), bao gồm công tác giám sát và triển khai thực hiện. Giám đốc điều hành và mỗi trưởng bộ phận phải có danh mục công việc riêng của mình với sự phối hợp và giám sát quá trình của Giám đốc điều hành trong vai trò của một Giám đốc dự án. Ngoài ra, nếu khách sạn có sử dụng dịch vụ quản lý, đơn vị này còn có đội ngũ hỗ trợ phối hợp cùng với đội ngũ từ phía chủ đầu tư.

Tiền khai trương là giai đoạn vất vả nhất trong suốt chu trình kinh doanh của khách sạn, đòi hỏi sự nổ lực cao độ của cả đội ngũ nhân viên khách sạn được tuyển chọn kỹ càng để đảm bảo hiệu quả công việc cao nhất từ ngày đầu tiên.

Mặc dù vậy, nhiều chủ đầu tư, đặc biệt là các chủ đầu tư chưa từng đầu tư khách sạn thường không đánh giá hết tầm quan trọng của giai đoạn này.

Dưới đây là 10 lỗi phổ biến nên tránh khi lập và triển khai kế hoạch tiền khai trương:

1. Thiếu một văn phòng tiền khai trương vừa đủ để sử dụng trong giai đoạn này với các trang thiết bị cơ bản nhất như bàn ghế, điện thoại, internet và website...
2. Thiếu một bảng danh mục công việc chi tiết, có quy định thời gian thực hiện, thời gian hoàn thanh cho Giám đốc điều hành và các bộ phận. Bảng danh mục này do Giám đốc điều hành xây dựng và triển khai với sự giám sát chặc chẽ của văn phòng công ty và sự theo dõi thường xuyên của chủ đầu tư. Lời khuyên là chủ đầu tư nên họp thường xuyên với Giám đốc điều hành, mỗi tuần một lần hoặc ít nhất là 2 tuần 1 lần để kiểm tra tiến độ công việc.
3. Thiếu kế hoạch ngân sách chi tiết cho các trang thiết bị cho việc vận hành khách sạn; các trang thiết bị này không bao gồm trong các trang thiết bị nội thất của khách sạn như đồ vải, các trang thiết bị bếp, bar, chén đĩa, đồng phục, dụng cụ bảo trì, hóa chất, một số dụng cụ in ấn như thực đơn ăn, uống, trang thiết bị công nghệ thông tin, nội thất văn phòng, hệ thống điện thoại, máy tính, máy photo... Bảng kế hoạch ngân sách chi tiết này phải được hoàn thành chậm nhất là 12 tháng trước ngày khai trương để có đủ thời gian cho việc lấy báo giá và đặt hàng. Việc mua sắm các trang thiết bị này phải được hoàn thành chậm nhất là 1 tháng trước ngày dự kiến khai trương để kịp triển khai lắp đặt và đưa vào sử dụng cho việc dọn dẹp vệ sinh và đào tạo nhân viên.
4. Thiếu kế hoạch ngân sách chi tiết, đầy đủ và sát thực tế cho công tác tiền khai trương. Ngân sách dành cho việc quảng cáo và nguồn nhân lực chưa được quan tâm đúng mức. Chi tiết về các chiến dịch quảng cáo và thị trường mục tiêu phải được lập. Thời điểm tuyển dụng và ngày bắt đầu làm việc của các trưởng bộ phận và nhân viên phải được chỉ định cụ thể theo từng vị trí. Cũng cần phải lập một bảng ngân sách lương đầy đủ cho giai đoạn tiền khai trường. Ngân sách dành cho Giám đốc điều hành phải được chi tiết theo từng loại như chi phí đi lại, chi phí thuê văn phòng, phí hành chính, chi phí tuyển dụng, đào tạo và các chi phí khác trong giai đoạn tiền khai trương.
5. Thiếu sự tập trung về các thủ tục pháp lý như giấy phép hoạt động và các giấy phép con đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật. Phần này bao gồm cả việc chuẩn bị các hợp đồng như hợp đồng lao động, hợp đồng bảo dưỡng và các hợp đồng kinh doanh khác. Một vấn đề pháp lý khác cũng cần phải được triển khai liên quan đến các quy trình kế toán, các luật liên quan đến kế toán, lao động, an ninh trật tự, bảo hiểm lao động, bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm cho bên thứ ba và tất cả các loại bảo hiểm theo luật định.
6. Thiếu một lộ trình thực tế về thời gian để tuyển dụng các vị trí nhân sự chủ chốt. Đây là một hoạt động phức tạp và chi phí dành cho việc này là lớn nhất trong giai đoạn tiền khai trương và cần được giám sát một cách rất chặt chẽ để tránh tình trạng vượt kế hoạch. Bảng để xuất về thời gian tuyển dụng cần được trình bày và thảo luận trước với chủ đầu tư. Thời gian tuyển dụng thông thường (có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô khách sạn) thường là: Giám đốc điều hành: 12 đến 14 tháng trước ngày khai trương; Trợ lý Giám đốc điều hành: 10 đến 12 tháng trước ngày khai trương; Trưởng bộ phận Kỹ thuật: 10 đến 12 tháng trước ngày khai trương; Giám đốc Tài chính/Kế toán trưởng: 8 đến 10 tháng trước ngày khai trương; Giám đốc kinh doanh: 8 đến 10 tháng trước ngày khai trương.
7. Thiếu bảng dự báo về thị trường tiềm năng, không chỉ online và còn phải tận dụng tất cả các kênh truyền thống để đảm bảo nắm bắt đầy đủ về nhu cầu khách hàng, liên quan đến các quyết định mua sắm trang thiết bị và phong cách quản lý để mang lại trãi nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
8. Thiếu một website chuyên nghiệp để giới thiệu về khách sạn, giá cả và ngày khai trương.
9. Thiếu các mối quan hệ bền vững với các định chế tài chính hỗ trợ cho hoạt động của khách sạn, trực tiếp hoặc thông qua chủ đầu tư.
10. Thiếu tài liệu bàn giao phù hợp cho Giám đốc kỹ thuật. Người này phải tranh thủ lúc các nhà thầu còn làm việc tại công trình để nắm bắt tất cả các vấn đề kỹ thuật liên quan đến tòa nhà và các trang thiết bị.

Cuối cùng, sẽ thuận lợi hơn nhiều nếu Giám đốc điều hành và các nhân sự khác từng có kinh nghiệm trong công tác tiền khai trương và khai trương; nếu không, gánh nặng sẽ càng đè lên chủ đầu tư.